Администрирование — это обязательное регулярное заполнение документов по итогам визита: отчетов, карточки клиента, данных о заказе и остатках. Для многих торговых представителей это самая нелюбимая часть работы, но именно она превращает разовый удачный визит в системную работу, которую видно и можно оценить в компании. Это последний шаг в общей модели визита из 10 шагов, и ниже разберем, зачем нужно администрирование и как правильно оценивать результаты визита.
Администрирование и оценка визита торгового представителя
Администрирование
Запомните три правила.
Большую часть времени торгпред проводит в свободном режиме, без прямого контроля со стороны офиса. Отчетность дает компании возможность видеть эффективность его работы и понимать, что происходит на территории, опираясь на конкретные цифры и факты из точек.
Заполняйте отчетность вовремя, то есть во время визита и сразу после него. Опытный торговый представитель легко запоминает ассортимент, цены, ситуацию в торговых точках, но и у него бывают сбои. Нет ничего неприятнее обвинения в фальсификации данных, когда вы честно и добросовестно отработали по маршруту, а после аудита супервайзер обнаружил отклонения в документах. Печально наблюдать и торгпреда, лихорадочно заполняющего кучу отчетов за пятнадцать минут до времени сдачи: лучше сделать 100 отчетов по одной минуте, чем за один раз делать все 100.
Отчетность помогает в работе и дисциплинирует. Правильно заполненные документы позволяют лучше подготовиться к следующему визиту, поставить грамотные задачи, спланировать маршрут. Игнорируемая многими торгпредами карточка клиента, отличный источник информации, если ее вести регулярно.
Автоматизация снимает часть этой рутины: в ST Мобильная Торговля отчет по визиту частично заполняется автоматически на основе оформленных документов и данных о посещении, и торгпреду не нужно вручную восстанавливать по памяти то, что система уже зафиксировала.
Анализ и оценка результатов
Последний этап визита в торговую точку — это анализ и оценка результатов, а также постановка целей на следующий визит.
Почему это важно? Полевая работа требует самостоятельности: если не помочь себе самому, вряд ли поможет кто-то еще. Вернувшись из магазина, стоит оценить: что из запланированного получилось, а что нет? Почему это случилось? Что нужно сделать дальше? На основе этой оценки корректируется следующий визит.
Например, целями визита в магазин были: проверка товарного запаса, новый заказ, мерчандайзинг и главная задача, ввод в ассортимент двух новых позиций. Для последней требовалось встретиться с заведующей, ведь только она принимает такие решения. Первые три задачи выполнены, но заведующая уехала на весь день на оптовую базу, и торгпред рискнул и убедил продавщицу закупить одну позицию, более дешевую. При оценке результата это значит, что в следующий раз придется встретиться с заведующей, извиниться за самовольство и договориться о заказе второй позиции.
Грамотная оценка результатов визита позволяет не повторять лишних действий и не терять из виду то, что не получилось с первого раза.
Итоги
Торговый представитель должен не только знать и использовать технологию этапов визита, но и уметь ее корректировать по ситуации. Порядок шагов не жесткая инструкция, которую нужно соблюдать любой ценой: если ЛПР на минуту вышел в зал в отличном настроении, этим стоит воспользоваться сразу, не дожидаясь, пока формально закончится осмотр точки по накатанной схеме.
Похожий принцип работает и с бытовыми привычками: если вы садитесь в машину не утром, а после того как на минуту остановились у придорожного киоска купить сигарет, то уже не будете осматривать колеса и прогревать двигатель, хотя выполните все остальные действия. Ситуация изменилась, и подстроиться под нее важнее, чем формально пройти все шаги по порядку.
